Gambar terkait

Administrasi dalam arti sempit adalah kegiatan yang meliputi: catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, ketik-mengetik, agenda, dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan.

1. Organisasi
Tempat dimana kegiatan administrasi dilakukan. Dalam bisnis, orang-orang yang bekerja di dalamnya akan dihimpun mejadi sebuah wadah.

2. Manajemen
Alat utama pelaksanaan administrasi. Ada pengatur, penggerak, manajer dan tenaga operasional. Dalam manajemen ini masih dibagi menjadi tiga kelompok; top management, middle management dan lower management (mandor).

3. Komunikasi
Administrasi juga mengatur pola komunikasi antar departemen. Misalnya melalui surat atau warta.

4. Kepegawaian
Ini berkaitan dengan penggunaan ternaga kerja. Dalam administrasi ada proses yang saling berhubungan, yaitu; penerimaan, penempatan, pendayagunaan dan pemberhentian kerja.

5. Keuangan
Ini berkaitan dengan pembiayaan kontrak kerjasama mulai dari cara memperoleh dana hingga pertanggungjawabannya.

6. Perbekalan
Berhubungan dengan pengadaan barang, penyimpanan dan penyingkiran. Pihak administrasi akan menyisir mana barang yang dibutuhkan untuk kerja dan tidak.

7. Tata usaha
Meliputi kegiatan pencatatan, penyimpanan dan pengiriman.

8. Public Relation
Administrasi akan menciptakan peraturan bagaimana berhubungan dengan masyarakat terutama konsumen.

Ciri-Ciri Administrasi
Administrasi memiliki beberapa karakteristik/ciri-ciri antara lain sebagai berikut:

Di dalam kegiatan Administrasi ada beberapa karakteristik/ ciri-ciri yang mudah dikenali, diantaranya adalah:
Administrasi memiliki tujuan yang jelas
Di dalam Administrasi terdapat kelompok manusia yang terdiri dari dua orang atau lebih
Administrasi selalu berhubungan dengan kegiatan kerjasama
Di dalam Administrasi terdapat usaha atau proses kerja
Kegiatan di dalam Administrasi selalu terdapat kepemimpinan, bimbingan, dan pengawasan
Fungsi Administrasi
Berikut ini adalah beberapa fungsi administrasi dalam organisasi:

1. Planning (Perencanaan)
Planning adalah kegiatan perencana yang membutuhkan sebuah aktivitas administrasi, mulai dari pengumpulan data, pengolahan data, hingga penyusunan perencanaan.

2. Organizing (Penyusunan)
Organizing adalah kegiatan menyusun dan membangun komunikasi kerja antara anggota-anggota dalam organisasi sehingga akan tercapai suatu kesatuan usaha untuk mencapai tujuan organisasi tersebut

3. Coordinating (Kordinasi)
Coordinating merupakan sebagian dari fungsi manajemen yang melakukan sejumlah aktivitas agar berjalan baik dengan menjauhi terjadinya suatu kekacauan, bentrok, kekosongan aktivitas yang dilaksanakan dengan menghubungkan, menyatukan dan menyesuaikan suatu pekerjaan bawahan yang sehingga terdapat kerjasama yang terencana dalam suatu usaha untuk mencapai suatu tujuan organisasi.

4. Reporting (Laporan)
Reporting adalah aktivitas penyampaian perkembangan atau hasil dari suatu kegiatan dengan membuat dan memberikan laporan dari tugas dan fungsi para pejabat yang lebih tinggi baik lisan ataupun tulisan untuk mendapatkan gambaran tentang pelakasanaan tugas para anggota organisasi.

5. Budgeting (Penyusunan Anggaran)
Budgeting adalah aktivitas perencanaan dan pengelolaan keuangan atau anggaran dalam organisasi yang dilakukan secara berkesinambungan.

6. Staffing (Penempatan)
Staffing adalah kegiatan yang berhubuungan dengan sumber daya manusia dan sumber daya lainnya dalam sebuah organisasi; mulai dari perkrutan tenaga kerja, pengembangan, perlengkapan di dalam organisasi tersebut.

7. Directing (Pengarahan atau Bimbingan)
Directing adalah aktivitas berinteraksi dengan anggota organisasi dalam bentuk memberi bimbingan, saran, perintah-perintah, agar tugas dijalankan dengan baik guna mencapai tujuan yang telah ditentukan.

Peran Administrasi Sebagai Queen of Peace
Bisa dibilang arti administrasi ibarat Queen of Peace. Keributan akan terus terjadi dalam sebuah perusahaan atau bisnis saat administrasi tidak berjalan semestinya.

Bayangkan bila Anda tidak memiliki format penyimpanan file yang rapi. File dan surat-menyurat Anda ditaruh sembarangan?

Suatu hari Anda benar-benar membutuhkannya dan dibutuhkan waktu yang lama bagi Anda untuk menemukannya. Padahal jika Anda menatanya dengan baik tentu waktu bisa dipersingkat dan digunakan untuk menyelesaikan target lainnya.

Pengertian administrasi dalam bisnis sebenarnya sangat luas dan akan berhubungan dengan berbagai macam jenis menejemen di beberapa posisi di departement perusahaan. Menurut kontributor Pankaj Mishra melalui Linkedin, administrator nantinya akan menjadi penghubung berbagai departemen, partner perusahaan dan konsumen sekaligus.

Karena itu, bidang ini setidaknya harus bisa meng-cover beberapa hal berikut ini:

Memahami pengertian administrasi
Meningkatkan kinerja staf kantor dalam hal pengorganisasian dan mengatur administrasi kantor di berbagai bidang
Mengeluarkan standar filing yang tepat
Mengembangkan dan mengatur aset perusahaan
Mampu mengembangkan prosedur administrasi
Mampu mengontrol dan merencanakan budget administrasi
Membuat laporan kegiatan perusahaan mulai dari penggajian, kegiatan pengiriman dan lainnya
Walaupun begitu, tugas utama administrator tergantung perusahaan. Yang pasti bidang ini akan memastikan efisiensi performa perusahaan di semua departemen. Mereka bertindak sebagai jembatan penghubung antara manejemen dan juga karyawan.

Adminisrasi kantor adalah salah satu elemen yang dikaitkan dengan efisiensi dan produktifitas kerja perusahaan. Mereka memberikan informasi yang dibutuhkan oleh berbagai departemen sehingga masing-masing job description dan planning setiap menejemen tercapai.

Mereka menyediakan apa yang dibutuhkan oleh berbagai departemen, membangun peraturan dan budaya perusahaan. Kelihatannya, bidang ini seperti hilang ditelan bumi, padahal administrasi adalah kunci utama kelancaran regulasi perusahaan.

error: Reading Mode !!